Vi signerar alla dokument för olika ändamål såsom officiella brev, hyreskontrakt av våra lägenheter, dokument på projekt vi delar med partners och låneansökningar.
Det är dock enklare och ofta säkrare att signera dina dokument om de görs digitalt. Microsoft Office-filer som Word, Excel och PowerPoint låter dig enkelt lägga till digitala signaturer. Låt oss se hur det görs.
Vad är en digital signatur och varför lägga till en?
En digital signatur är en typ av elektronisk signatur som används för att validera äktheten och integriteten hos digital information som e-postmeddelanden, kreditkortstransaktioner och dokument. Microsoft Word- och Excel-filer kan signeras digitalt, och det finns flera sätt att signera PDF-filer också.
Om du signerar ett dokument digitalt kommer detta att bekräfta att informationen i dokumentet kommer från dig och inte har ändrats sedan du undertecknade den. Så det är som ett virtuellt fingeravtryck eller en elektronisk representation av din handskrivna signatur.
Även om det finns många appar för att signera dokument online, låter Microsoft Office dig skapa digitala signaturer i Word-, Excel- och PowerPoint-filer. Du behöver inte ta en utskrift av ett dokument, signera det med en penna och sedan skanna det och skicka det. Du kan bara skapa en digital signatur i en Office-fil och e-posta den.
Att lägga till en digital signatur hjälper till att göra dokumentet autentiskt och auktoritativt. Det garanterar också icke-förkastande, vilket innebär att det bevisar ursprunget till det undertecknade materialet för alla parter.
Dessutom, enligt Microsoft, kan signaturer i Microsoft Word-, Microsoft Excel- eller Microsoft PowerPoint-filer som är tidsstämplade av en säker tidsstämpelserver, under vissa omständigheter, ha giltigheten av attestering.
Hur man gör en digital signatur officiell
Du måste ha ett digitalt signaturcertifikat för att bekräfta din identitet och göra det officiellt. När du skickar en digitalt signerad Microsoft Office-fil innehåller den ett digitalt certifikat tillsammans med en offentlig nyckel.
Digitala certifikat utfärdas av en Certification Authority (CA). Ett certifikat är vanligtvis giltigt i ett år, varefter undertecknaren måste förnya eller skaffa ett nytt signeringscertifikat för att fastställa sin identitet.
Om du inte vill köpa ett certifikat, eller behöver signera dokumentet direkt, kan du också skapa ett eget. I Windows beror processen för att skapa ditt certifikat på vilken version av Windows du använder – Windows 10, 8, 7, Vista eller XP.
Om du vill veta mer om digitala certifikattjänster eller instruktioner för att skapa ditt eget certifikat, besök denna Microsoft Hjälpsida.
Hur man lägger till en digital signatur till en Microsoft Office-fil
Du kan lägga till digitala signaturer i Word-, Excel- och PowerPoint-filer. För att lägga till en digital signatur måste du ha en öppen dokumentfil av ett Word- eller Excel-ark. Processen är densamma för Word och Excel, så låt oss lära oss hur man lägger till en digital signatur i en Word-fil.
I dialogrutan Signaturinställningar lägger du till relevant information: Föreslagen undertecknare: (detta kommer att vara ditt namn), undertecknarens titel: (din beteckning) och undertecknarens e-postadress: (din e-postadress om du vill ange detta).
Enligt undertecknarens instruktioner skulle en standardinstruktion vara: Innan du signerar detta dokument, verifiera att materialet du signerar är korrekt. Detta direktiv kan ändras och det kommer att finnas två alternativ längst ner som du kan ställa in genom att markera kryssrutan: Tillåt undertecknaren att lägga till kommentarer i dialogrutan Signera och Visa signeringsdatumet på Signaturraden.
Din digitala signatur kommer att tas bort från dokumentet. Redigering av dokumentet tar också bort signaturen från det.
Hur man lägger till eller tar bort osynlig digital signatur
Till skillnad från en synlig signatur lägger en osynlig digital signatur inte till några märken eller text i dokumentet. Istället lägger en osynlig signatur helt enkelt till metadata till dokumentfilen för att säkerställa dokumentets autenticitet utan att ändra dokumentets innehåll.